Proceso de Digitalizacion del Libro de Proyecto

• El digitalizado se realizara una vez aprobado el documento. La digitalización del Libro de Proyecto será de acuerdo a lo establecido en el Anexo.
• El proceso de digitalización debe ser en formato PDF (Adobe Acrobat Reader en su última versión) de la siguiente manera:

1. Para documentos originales en blanco y negro la digitalización será de una resolución de 300 dpi´s ó de requerirse por la calidad del documento en escala de grises.

2.  Los documentos digitalizados deben ser perfectamente claros y legibles todos los textos e imágenes de los documentos, la digitalización debe ser una imagen electrónica exacta de los documentos originales del Libro de Proyecto.

3. Para documentos a color, con firmas y sellos oficiales de dependencias gubernamentales, la digitalización debe ser de una resolución de 400 dpi´s y a color de 256 colores, sustituyendo solamente las hojas que requieren escanearse a color en un documento escaneado originalmente en blanco y negro. Los documentos digitalizados deben ser perfectamente claros y legibles todos los textos e imágenes de los documentos, la digitalización debe ser una imagen electrónica exacta de los documentos originales del Libro de Proyecto.

4. La digitalización debe ser una imagen electrónica clara, legible y exacta de los documentos originales del Libro de Proyecto, no se convertirá el archivo editable a formato PDF (Adobe Acrobat).

• Las imágenes deberán ser digitalizadas a través del propio controlador del Adobe Acrobat Professional.
• Se procurara en no generar varias subcarpetas para la recopilación de los archivos electrónicos pdf, derivado que al momento de copiar la información a otra unidad, marcara error indicando que no puede realizarse la copia debido a que la ruta es muy larga.
• Para documentos que puedan ser fragmentados separando temas completos, el tamaño máximo de un archivo o documento en PDF no debe exceder de 5.00 Mbytes; de ser así al escanear los documentos, se deberán generar archivos PDF máximo de 5.00 Mbytes, y a los cuales se les debe asignar un nombre, el cual estará conformado por la clave y/ó descripción del documento mas el consecutivo correspondiente a la numeración de continuidad como parte de un archivo mayor a 5.00 Mbytes.
• Se creará un documento maestro, donde se incluya el Índice Maestro del Libro de Proyecto hasta el nivel que sea necesario y los vínculos de cada documento hacia su correspondiente archivo digitalizado creado con el Adobe Acrobat, y el cual incluya un buscador electrónico de información basado en dicho Índice para una pronta localización de los documentos deseados. Los vínculos deben ser creados con Microsoft Excel por  documento y nunca se deben hacer por grupo de documentos. Debe ser detallada la descripción del documento en la conformación del Índice Maestro para una rápida localización.
• Una vez terminado de digitalizar, cada expediente liberado por la Supervisión del CLIENTE, se verificara la información de los expedientes física y en electrónico mediante un espoteo para revisar que la información este completa. Este paso se repetirá cada que vez que  se entreguen expedientes digitalizados, hasta que se entregue el último expediente. Al término de está actividad, se efectuara una revisión final al digitalizado para rectificar que todo este conforme a lo establecido en el Anexo.